Automatiser sa comptabilité

L’automatisation de certains processus permet de dégager du temps pour faire d’autres tâches.

Je crois que ce sujet vous intéressera étant donné que nous l’avons abordé plusieurs fois sur notre site internet. De plus, les clients nous demandent souvent comment nous rendons la comptabilité plus automatique, de façon concrète. Dans les faits, nous utilisons les logiciels d’automatisation de la comptabilité présentement disponibles sur le marché et nous les faisons parler les uns avec les autres.

Nul besoin de vous citer en long et en large les avantages de l’automatisation de cette partie de votre entreprise, mais je vais vous en citer quelques-uns :

1° Sauver du temps! : L’entrepreneur peut maintenant se concentrer sur son métier et ainsi avoir plus de temps pour développer son entreprise.

2° Réduire les erreurs : la saisie comptable peut devenir parfois très répétitive et engendre des erreurs humaines, ce qui n’est pas souhaitable. Le fait d’automatisation les processus de saisie manuelle permet donc de traiter les factures plus rapidement et en même temps, éviter les erreurs de retranscription.

3° Avoir accès à ses informations financières rapidement : l’automatisation des processus permet au logiciel comptable de vous donner vos résultats financiers beaucoup plus rapidement étant donné que votre comptabilité est tenue de façon quotidienne.

4° Dites au revoir au classement des factures : avec l’automatisation de la comptabilité, les factures sont prises en photo et sont automatiquement enregistrées dans la transaction comptable du logiciel comptable. Plus besoin de conserver des tonnes de factures, elles sont maintenant accessibles directement dans votre logiciel de comptabilité, et ce, pour le temps demandé par le gouvernement du Québec.

« Je n’ai pas les moyens d’accès à ce type de technologie » – je vous l’entends dire d’ici. Mais oui! La beauté de la technologie d’aujourd’hui est que celle-ci est accessible à tous, et plus particulièrement aux petites entreprises qui n’ont pas les moyens et/ou le besoin d’implanter les logiciels coûteux de ce monde. Afin de vous expliquer plus en détail comment la comptabilité peut être automatisée, voici quelques étapes sur lesquelles nous misons afin de réduire le nombre d’heures passées sur la tenue de livres :

Automatiser le traitement des factures

Un logiciel de prise de photos de vos factures et de traitement des données de base (date, montant, taxes, nom du fournisseur, etc.) permet de supprimer une partie de la saisie des données. Une fois que la revue des données est effectuées dans ce logiciel ainsi que le bon compte de dépenses ont été choisis, la transaction peut être exportée automatiquement vers le logiciel comptable.

Importer les transactions bancaires directement de votre banque

De nos jours, les logiciels de comptabilités permettent de télécharger les transactions bancaires. La réconciliation bancaire est donc effectuée en partie par le logiciel comptable, qui effectue les liens entre les dépenses et les paiements. Les réconciliations bancaires n’auront jamais pris aussi peu de temps!

Élaboration des états financiers

Des rapports sont automatiquement sortis du même système comptable, ce qui évite les erreurs de téléchargement et de manipulation des données. De cette façon, vous pouvez voir vos résultats financiers très rapidement et en tout temps. Les logiciels permettent également de consulter les résultats à l’aide d’une application sur les téléphones intelligents.

Automatiser le traitement de la paie

Si vous décidez de faire le traitement de la paie de vos employés vous-même, alors il faut absolument que vous choisissiez un logiciel compatible avec votre logiciel comptable. La paie est donc calculée automatiquement avec les bons taux de retenues et qui sont comptabilisés automatiquement dans les bons comptes.

Bien entendu, tout dépendamment de vos besoins. Plusieurs autres possibilités d’automatisation peuvent s’offrir à vous, comme dans l’exemple d’un commerce de détail ou d’un commerce en ligne où il existe des logiciels de traitement des transactions qui sont liés automatiquement à votre logiciel de comptabilité.

Conclusion

L’automatisation de la comptabilité peut devenir un enjeu pour tous les types d’entreprises si elle n’est pas utilisée. Elle assure un gain de temps ainsi que l’accès à des informations financières fiables en peu de temps, ce qui vous permet d’optimiser vos décisions d’affaires. C’est donc gagnant sur toute la ligne!

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